Collaborateurs & Candidats au recrutement

Lorsque vos données sont collectées et traitées dans le cadre de votre collaboration au sein de Saint Herblain Automobiles ou lors d’une campagne de recrutement, la société Saint Herblain Automobiles, immatriculée au RCS de Nantes sous le numéro 303 766 067 et dont le siège social est situé au 20-24, Rue des Piliers de la Chauvinière - 44 805 Saint-Herblain Cedex, est considérée comme responsable de traitement. Vous pouvez vous adresser au délégué à la protection des données (DPO) pour toute question relative à la protection de vos données via l’adresse mail : dpo.rgpd@sha.fr

Dans le cadre de notre collaboration ou de nos campagnes de recrutement, nous sommes susceptibles de collecter, traiter et conserver des données personnelles vous concernant telles que :

• Des données relatives à votre identité : comme votre nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, coordonnées (adresse, numéro de téléphone personnel, mails), photo d’identité, le cas échéant numéro de passeport et numéro de permis de conduire
• Des données relatives à votre identité sociale : comme votre numéro de sécurité sociale, le cas échéant taux d'invalidité / données relatives au handicap
• Des données relatives à votre environnement familial : comme des données d’identification de vos enfants et le cas échéant votre conjoint(e), concubin(e) ou partenaire
• Des données relatives à vos déplacements professionnels et accès aux locaux : comme vos déplacements professionnels et moyen de transport jusque sur votre lieu de travail (aux fins notamment de gestion du personnel et des remboursements de frais de déplacement)
• Des données relatives à votre situation RH au sein de l’entreprise : comme votre situation contractuelle (CDI, CDD, date d'embauche, temps de travail hebdomadaire, poste/fonction, salaires et primes, données professionnelles de contact (mail, numéro de téléphone…), horaires de travail, absences (pour quelque motif), congés payés et RTT, compte-rendu d’évaluation annuelle le cas échéant
• Des données relatives à vos mandats de représentant du personnel (le cas échéant) : comme le mandat au comité d'entreprise ou délégué syndical
• Des données relatives à votre formation et vos expériences professionnelles : comme les données renseignées sur votre CV, diplômes et certificats de formation, niveau linguistique, loisirs et centre d’intérêts, mobilité, motivation, objectifs professionnels
• Des données bancaires, financières et fiscales : comme vos coordonnées bancaires (paiement de rémunération), rémunérations (salaires, primes, stock-options/bons de souscription…), cotisations à une caisse de retraite
• Des données relatives à la sécurité et à l’accès aux locaux et au matériel (le cas échéant) : comme les données de vidéosurveillance, codes d’accès personnel aux locaux ou matériels, autres données nécessaires à l’accès sécurisé des locaux
• Des données relatives à votre situation judiciaire : nous pouvons être amenés à collecter des données personnelles particulières en cas de saisie sur salaire provenant de tiers ou collecter votre casier judiciaire si votre poste le justifie

Nous sommes susceptibles de collecter avec votre consentement d’autres données le cas échéant mais nous ne collectons aucune donnée sensible relative à l'origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques, aux croyances religieuses ou philosophiques, à l'adhésion à un syndicat ou l'orientation sexuelle. Toute donnée sensible que vous transmettriez de votre propre initiative ne sera pas conservée.

Nous ne collectons aucune donnée non-nécessaire à la finalité de traitement indiquée lors de la collecte et ayant reçu votre consentement.

Notre politique est de ne pas effectuer de transfert de vos données hors de l’Union européenne. Si par exception nous y procédions, ce transfert ne pourra intervenir qu’auprès d’un pays ou d’une organisation relevant d’une décision d’adéquation (art.45 RGPD) ou présentant des garanties suffisantes appropriées (art.46 RGPD).

Vous êtes informé des données obligatoires pour le traitement auquel vous consentez lors de leur collecte.

• Lors de nos campagnes de recrutement : par réception de vos CV avec votre consentement, lors des entretiens (physiques, visio ou téléphoniques), par échange de mails avec nos collaborateurs en charge du recrutement, par les prestataires mandatés par nos soins pour les campagnes de recrutement le cas échéant
• Lors de votre collaboration : par vos échanges avec les ressources humaines, par formulaires de collecte, par vos évaluations, par toutes informations portées par vos soins à vos services opérationnels et ayant un intérêt pour les ressources humaines, par vos justificatifs de transport (frais), les informations générées par votre situation RH (Exemples : augmentation de salaire, avantages sociaux divers, …), le cas échéant par intranet
• Lors de vos accès aux locaux ou mise à disposition de matériels sécurisés : par les outils de sécurité et par vos échanges avec les responsables de la sécurité informatique

Nous sommes amenés à traiter vos données personnelles pour des finalités qui vous sont décrites lors de la collecte. Vos données personnelles sont collectées, traitées et conservées principalement pour les finalités suivantes :

• Pour assurer la sélection des candidats lors des recrutements et établir le contrat de travail
• Pour la gestion de nos obligations légales issues notamment de la législation sociale et nos obligations issues de votre contrat de travail (gestion des plannings et horaires de travail, congés (payés, maladie, maternité / paternité), préparation et tenue des élections professionnelles, gestion des rémunérations et fiches de paie (établissement des fiches de paie, calcul et fixation des rémunérations : salaires, primes, avantages en nature), paiement des rémunérations)
• Pour la gestion et suivi de votre carrière (notamment : évolution de poste et responsabilité, de salaires, de lieu de travail (mobilité), formation...)
• Pour la gestion des avantages accordés à nos collaborateurs (le cas échéant par exemple : ticket repas, remboursement de frais de déplacement)
• Pour la gestion de l’entreprise et du travail (effectifs, budget, réorganisation et restructuration, annuaires...)
• Pour la gestion de la sécurité et accès des locaux et aux matériels (le cas échéant et selon les mesures de sécurité que nous sommes susceptibles de mettre en place : contrôle de vos codes d’accès, de vos badges, contrôle des enregistrements de vidéosurveillance)
• Pour la gestion comptable, fiscale et sociale ou pour les besoins judiciaires
• Pour la gestion de l’accessibilité de locaux et des postes de travail par les collaborateurs handicapés (le cas échéant)

Conformément à la réglementation, le traitement de vos données personnelles par la société Saint Herblain Automobiles est fondé s’il repose sur l’un des fondements suivants :

• Votre consentement au traitement de vos données personnelles. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment
• L’existence d’un contrat de travail : le traitement des données personnelles est alors justifié par les besoins de l’exécution du contrat
• Un intérêt légitime au traitement de vos données personnelles dès lors que cet intérêt proportionné respecte vos droits fondamentaux et votre vie privée
• La Loi ou la réglementation en vigueur

Vos données personnelles au sein de Saint Herblain Automobiles sont gérées selon trois phases :

• Une phase active où les données sont conservées pour le temps nécessaire à leur traitement opérationnel en base « active » : vos données personnelles sont alors accessibles uniquement par les personnes ayant un besoin opérationnel à y accéder afin de réaliser les traitements autorisés
• Une phase d’archivage (pour un temps supplémentaire à la conservation en base «active») lorsqu’un motif légitime le justifie : vos données personnelles sont alors archivées avec un accès restreint et pour une durée limitée
• Une phase de suppression ou d’anonymisation : à l’issue de l’archivage supplémentaire dans les délais ci-dessous, vos données personnelles sont supprimées ou anonymisées (de telle sorte qu’elles ne peuvent plus constituer une donnée personnelle vous identifiant)

Vos données personnelles sont conservées uniquement pour le temps nécessaire aux finalités ci-dessus et notamment pour le temps de votre collaboration. Nous sommes susceptibles d’archiver ces données pour le temps applicable aux prescriptions fiscales, comptables ou judiciaires.

Votre consentement accordé pour la collecte de vos données personnelles peut être retiré en écrivant à notre DPO par courrier électronique ou par courrier postal aux adresses figurant à l’article suivant en mentionnant votre nom, prénom, adresse e-mail et adresse postale avec la nature et l’objet précis de votre demande de retrait.

Vous pouvez également nous adresser tout commentaire sur vos données personnelles, Saint Herblain Automobiles prêtant une particulière vigilance au respect de vos droits.

Vous pouvez exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, de limitation et de portabilité par courrier électronique à dpo.rgpd@sha.fr ou par lettre à l’adresse suivante : À l’attention de Mme Tiphaine GARINO - DPO de Saint Herblain Automobiles - 20-24, Rue des Piliers de la Chauvinière - 44805 Saint Herblain Cedex en indiquant votre nom, prénom, domicile, adresse e-mail et en joignant une copie de votre pièce d’identité recto/verso ainsi que l’objet de votre demande dans des termes clairs et lisibles. Veuillez également préciser l’adresse à laquelle vous souhaitez que l’on vous réponde. Saint Herblain Automobiles s’engage à donner suite à votre demande vérifiée sous un délai d’un mois à compter de sa réception. En cas de difficulté, vous pouvez vous adresser directement à notre délégué à la protection des données personnelles par courrier électronique : dpo.rgpd@sha.fr ou saisir la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).

Saint Herblain Automobiles est susceptible de transmettre ou de donner accès à vos données personnelles à des prestataires susceptibles de les traiter dans le cadre de leur service et dans le respect des finalités pour lesquelles ces données ont été collectées. Ces prestataires doivent conférer à vos données personnelles le même niveau de confidentialité que Saint Herblain Automobiles et se sont engagés auprès de Saint Herblain Automobiles à être en parfaite conformité avec la réglementation sur les données personnelles, notamment avec le RGPD.

Les prestataires susceptibles d’accéder à vos données personnelles sont notamment :

• Les prestataires susceptibles de gérer les services RH externalisés tels que les prestataires assurant le paiement des salaires et de générer les fiches de paie, les organismes de retraite, caisses sociales, les cabinets de recrutements
• Les commissaires aux comptes, experts comptables, consultants, avocats, cabinet d’audit, prestataires informatiques et infogérance, prestataires de sécurité, agences de voyage
• Les investisseurs et repreneurs